Inserire un file Excel in un documento Word

Opzione 1: Pasta semplice

Se avete bisogno di aggiungere a un documento di testo Word il file Excel nella sua forma finita, cioè quando non sono previsti ulteriori cambiamenti nel libro originale, fate quanto segue:

1. Andate alla cartella con il file della tabella, selezionatelo e copiatelo, usando la voce appropriata del menu contestuale o la scorciatoia da tastiera “Ctrl+C“.

   

   Leggi anche: tasti di scelta rapida per lavorare facilmente in Word

2. Aprite il documento Word e posizionate il cursore nel punto in cui deve essere fatto l’inserimento. In qualsiasi modo si possa incollare la cartella di lavoro Excel copiata, ad esempio utilizzando il menu di scelta rapida o usando Ctrl+V.



3. Separatamente, considerate di incollare il contenuto degli appunti tramite il pulsante corrispondente sulla barra degli strumenti – cliccando direttamente su di esso si integra il file del foglio di calcolo nel documento di testo in modo simile all’uso dei tasti.

   

   Se richiamate il menu di questo pulsante e selezionate Special Paste,

   appare una finestra con parametri aggiuntivi:

   

   • Posiziona il marcatore accanto all’opzione “Incolla”;
   • Assicurati che “File” sia selezionato nell’area “Come”;
   • A destra, metti un segno di spunta accanto a “Come icona”;
   • Se necessario, “Cambia l’icona”,

     

     scegliendo una delle opzioni del modello. Cambiare o lasciare la “Firma” (nome del file) originale;

   

   • Fare clic su “OK ” in entrambe le finestre di dialogo per chiuderle.

   

   Leggi anche: Come incollare il testo copiato in un documento Word

   Il file del foglio di calcolo verrà aggiunto come collegamento attivo che puoi aprire facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse (LKM).



Questa azione lancerà l’applicazione Excel con un’istanza separata del libro, che è essenzialmente una copia indipendente della sua versione originale e non è collegata ad essa in alcun modo – è possibile apportare modifiche ad essa e salvarle, ma questo si rifletterà solo nell’oggetto incorporato nel documento Word.

Variante 2: incorporazione con vincolo

Nello stesso caso, se volete che le modifiche apportate alla cartella di lavoro originale di Excel si riflettano nella sua copia nel documento Word e viceversa, il menu di inserimento speciale discusso nell’ultimo passo dell’istruzione di cui sopra, è necessario modificare uno dei parametri.

1. Copia il file della tabella e naviga nel documento di testo. Posizionare il cursore nella posizione desiderata.



2. Espandi il menu del pulsante Incolla sulla barra multifunzione e seleziona Incolla personalizzato.



3. Metti un marcatore accanto all’opzione “Link” sulla sinistra, seleziona “Files” nell’area principale,

   

   selezionare la casella di controllo “Come icona”,

   cambiarla e la firma come necessario.

   

   Clicca su “OK” per confermare le modifiche.



Come nel caso discusso sopra, l’eBook di Excel sarà aggiunto al documento come collegamento. Facendo doppio clic su di esso si aprirà una finestra dell’elaboratore di fogli di calcolo con il file originale che potrete modificare e salvare. Anche se le modifiche sono fatte direttamente, cioè senza eseguire questo oggetto attraverso un editor di testo, saranno comunque sincronizzate e applicate.



Se questo non avviene automaticamente, puoi “Aggiorna collegamento” tramite il menu contestuale, ci sono anche ulteriori opzioni disponibili, che copriremo alla fine della prossima parte di questo articolo.



Ogni volta che riavvii il documento, ti verrà anche richiesto di aggiornare il collegamento.

Opzione 3: Inserisci oggetto

Entrambe le soluzioni di cui sopra funzionano solo con i file locali utilizzati su un particolare PC, cioè se si passa un documento Word con un foglio di calcolo Excel incorporato, non sarà possibile aprirlo perché il file stesso non è effettivamente presente. Affinché questa possibilità sia disponibile, un libro deve essere aggiunto come oggetto. Questo viene fatto nel modo seguente:

1. Posiziona il cursore nel punto del documento in cui vuoi aggiungere il file della tabella e vai alla scheda Inserisci.



2. Espandi il menu del pulsante Object e seleziona la voce con lo stesso nome in esso.



3. Nella finestra che si apre, passate alla scheda “Create from file” e cliccate sul pulsante “Browse“.



4. Usando il sistema “Explorer ” navigate fino alla cartella con il libro Excel, selezionatela e cliccate su “Paste”.



5. Seleziona la casella di controllo “Come icona “. Se vuoi mantenere il “Link to file” (simile alla soluzione della parte “Option 2” di questo articolo), seleziona la casella corrispondente.

   

   Importante: mantenere la connessione del file allegato con le opere originali solo all’interno del computer specifico su cui sono state create e modificate.

6. Opzionalmente, “Cambia icona” e “Firma” (titolo).



7. Cliccate su “OK” per chiudere le finestre e confermare l’inserimento.

   

   Il

   file della tabella verrà aggiunto al documento di testo e sarà disponibile per la modifica

   .

   

   A seconda che l’abbiate collegato o meno alla copia originale, i cambiamenti in entrambi gli oggetti saranno sincronizzati o meno.

   

   Se c’è un collegamento può essere aggiornato forzatamente attraverso il menu contestuale

   ,

   

   e le

   opzioni aggiuntive come modifica e trasformazione sono disponibili anche lì

   ,

   

   così come le impostazioni più dettagliate.



Se trasferite un tale documento Word a un utente o volete aprirlo voi stessi su un altro computer, il contenuto del foglio di calcolo Excel sarà disponibile per la visualizzazione e la modifica, poiché non è più un collegamento, ma un file completo. Tuttavia, se c’è un link, non sarà nemmeno possibile aprirlo.

Opzione 4: Inserisci come link

Un’alternativa al metodo precedente, e in molti casi più versatile e facile da implementare, è quella di aggiungere il file Excel come un link pubblico pre-creato e ricevuto. Vale la pena notare che questo approccio funziona sia con i documenti locali che con quelli remoti (ad esempio, quelli salvati nel cloud) e, a differenza della soluzione proposta sopra, permette di mantenere la connessione tra loro con la possibilità di modificare e sincronizzare completamente le modifiche. Potete imparare di più su tutte le sue caratteristiche in un tutorial separato.

Per saperne di più: Come inserire un documento dal cloud in Word

Opzione 5: inserire una tabella

Se avete bisogno di aggiungere un foglio di calcolo piuttosto che un oggetto stesso, dovrete lavorare in modo un po’ diverso rispetto alle opzioni precedenti. Ci sono diverse opzioni tra cui scegliere, che includono la conservazione della formattazione originale, la fusione con quella attuale o la cancellazione completa, la creazione di un collegamento e alcune altre opzioni aggiuntive. Potete saperne di più su tutte le sfumature di questa procedura nel seguente articolo del nostro sito.

Leggi tutto: Come inserire una tabella da Excel in Word