Impostare una firma in Microsoft Outlook

Variante 1: firma ordinaria

Per aggiungere e personalizzare una firma che sarà usata di default in tutti i messaggi inviati in Microsoft Outlook, è necessario fare riferimento alle impostazioni del programma.

1. Mentre sei nella finestra principale del client di posta elettronica, apri il suo menu “File”.



Vai a Impostazioni.



Nella barra laterale della finestra che si apre, seleziona la scheda “Mail”.



Clicca sul pulsante “Firme…”.



Nella finestra “Firme e carta intestata” che appare, clicca su “Crea”.



Scegli un nome per la tua nuova firma e clicca su “OK”.



Nell’area inferiore della finestra crea una firma inserendo i dati necessari. Cambia il carattere, la dimensione, il colore, il tipo di scrittura e l’allineamento se lo desideri.



Oltre alle informazioni di testo, puoi aggiungere un’immagine, per esempio una tua foto. Per farlo, utilizzate il pulsante indicato nello screenshot qui sotto.

Nella finestra del sistema “Explorer”, che si aprirà, naviga fino alla cartella con l’immagine, selezionala e clicca su “Incolla“.



Puoi anche aggiungere un link alla didascalia – questo è utile se hai il tuo sito web, blog o pagina pubblica sui social network.


Nota: il link può anche portare a un file, una cartella su un’unità o un’e-mail. Questa opzione è molto limitata, ma può essere utilizzata nella rete aziendale locale. Abbiamo parlato di tutte le caratteristiche di questa funzione in un’istruzione separata – è scritta sull’esempio di Word, ma funzionerà anche per Outlaw, poiché lo stesso strumento è usato per la sua implementazione.

Per saperne di più: Come lavorare con i link in Microsoft Word

Clicca sul pulsante segnato nella schermata qui sopra, poi specifica il link nella riga “Indirizzo“. Fare clic su OK per confermare.


Suggerimento: Il link può essere “nascosto” nel testo – per fare questo, seleziona una voce esistente nella firma prima di aggiungerla, o inseriscila tu stesso nel campo “Testo” nella parte superiore della finestra.

Una volta che hai finito con la creazione e la personalizzazione della firma, usa il pulsante “Save” e chiudi la finestra Signatures and Letterheads and Options del tuo client di posta elettronica.


Allo stesso modo si possono creare diverse altre firme, se necessario. Di seguito parleremo delle altre opzioni e di come passare da una all’altra quando si invia un’email direttamente.

Opzione 2: Firma

Oltre alla solita firma di testo di cui abbiamo parlato sopra, è possibile aggiungere un biglietto da visita come tale in Microsoft Outlook. Per farlo, c’è un pulsante corrispondente nella finestra Firme e carta intestata.

Il suo clic apre una finestra con i modelli di biglietti da visita, l’insieme dei quali può essere integrato con il proprio e poi utilizzato nei messaggi.

Più avanti considereremo come creare manualmente una tale carta e usarla come firma, così come lavorare con le varianti di modello disponibili sul sito ufficiale di Microsoft. Cominciamo con quest’ultimo.

Metodo 1: modello di biglietto da visita

Nella finestra Add Signature del client di posta Microsoft c’è un’opzione per scaricare dei modelli di biglietti da visita che possono essere modificati per adattarsi alle proprie esigenze.

Importante: per seguire le istruzioni qui sotto, devi avere Microsoft Word installato sul tuo computer.

1. Seguite i passi 1-4 della parte precedente dell’articolo.



2. Usa il link “Get Signature Templates” nella finestra “Signatures and Forms”.



3. Questa azione avvierà Internet Explorer, che aprirà una pagina con una raccolta di firme di posta elettronica disponibili sul sito ufficiale di Microsoft. Segui questi passi:
   
   Scorri verso il basso e clicca sul pulsante “Download“.
   
   Confermate il vostro desiderio di “salvare” il file del modello.
   
   Una volta che il download è completo, può essere “aperto”.
   
   Consenti all’applicazione di farlo nella casella di domanda che appare.



4. Una volta completati i passaggi di cui sopra, si aprirà un documento in Microsoft Word che contiene modelli di firma, la maggior parte dei quali sono biglietti da visita di vario tipo. Ti diremo come modificare e/o creare il tuo sulla base del modello pronto nella prossima parte di questo articolo. In seguito, mostreremo come usare elementi come le firme come esempio.



5. Seleziona il biglietto da visita e copialo usando il menu contestuale, i tasti di scelta rapida “Ctrl+C ” o il pulsante “Copy” sulla barra degli strumenti del programma.



6. In Outlook vai alla finestra “Firme e carta intestata” e segui i passi 5-6 dell’istruzione precedente, cioè crea una nuova firma e dalle un nome.



7. Incolla il biglietto da visita copiato usando i tasti “Ctrl+V ” e salva il modello.


Ora la tua firma nel tuo client di posta elettronica Microsoft avrà un aspetto più attraente e informativo.

Opzione 2: Crea il tuo biglietto da visita

Puoi creare il tuo biglietto da visita adatto da usare come firma in Microsoft Outlook. Il modo più semplice per farlo è con Wordboard.

Leggi tutto: Come creare il tuo biglietto da visita in Microsoft Word.

1. Usa le istruzioni fornite nel link qui sopra per fare il tuo biglietto da visita.



2. Copiatelo e andate nella sezione “Firme e moduli” di Outlook. Creane uno nuovo, dagli un nome e incolla la tua carta nella casella di input.



3. Salvatelo e chiudete la finestra cliccando sul pulsante “OK”.



Crea il tuo biglietto da visita che può essere usato come firma email, puoi anche usare programmi più altamente specializzati – i più popolari li abbiamo precedentemente recensiti in un articolo separato.

Leggi tutto: Software per creare biglietti da visita

Firma in Microsoft Outlook

Se siete abituati a lavorare con il servizio di posta elettronica di Microsoft non in un programma speciale, ma sul sito ufficiale, per creare una nuova firma fate come segue:

1. Chiama le impostazioni del servizio e usa il link “Mostra tutte le impostazioni di Outlook” nella parte inferiore del blocco aperto.



2. Assicurati che la scheda “Mail” sia selezionata nel pannello principale, e apri la sezione “Creare e rispondere ai messaggi” nel secondo pannello.



3. Inserisci il testo della tua firma e formattalo secondo le tue preferenze definendo il tipo di carattere, la dimensione, il contorno, il colore, l’allineamento e alcune altre impostazioni.

   
   È possibile aggiungere facoltativamente immagini, link e anche una tabella

   .

   

   Nota: puoi anche usare un biglietto da visita come firma nella versione web del servizio, sia un modello che uno fatto da te, ma quelli che contengono elementi grafici non saranno visualizzati correttamente. Tuttavia, se la scheda è una singola immagine, non ci sono problemi.

   

   Quando hai finito di creare la tua firma, clicca sul pulsante Salva situato nell’area inferiore della finestra delle impostazioni.


Come puoi notare, aggiungere una nuova firma sul sito web di Microsoft Outlook è più facile che sull’interfaccia del PC. Tuttavia, ci sono molte meno opportunità disponibili, per non parlare degli ovvi svantaggi – gli elementi grafici non possono essere visualizzati, i record creati su PC non sono disponibili qui, e la firma stessa può essere solo una.

Applicazione mobile di Microsoft Outlook

La possibilità di creare la propria firma è disponibile anche nell’app mobile di Outlook per iPhone, iPad e dispositivi Android. È ancora più limitato in termini di layout rispetto alla versione web, però.

1. Accedi al menu dell’app toccando la tua immagine del profilo sulla sua barra superiore.



2. Aprire le Impostazioni toccando l’ingranaggio in basso a sinistra.



3. Scorri verso il basso nella finestra delle impostazioni su
   
   e seleziona la sezione “Firma”.



4. Tocca la casella di input per far apparire la tastiera virtuale. Rimuovi la voce del modello “Scarica Outlook per iOS/Android“
   
   e inserisci il tuo testo di firma.



5. Non hai bisogno di salvare nulla – puoi verificare i cambiamenti che hai fatto con successo tornando indietro di un passo.

Selezione e aggiunta di firme

Vediamo come si può inserire la firma già creata in tutte le versioni del servizio di posta elettronica di Microsoft: software per PC, sito web e applicazione mobile.

Opzione 1: Microsoft Outlook

Se vuoi avere questa o quella firma aggiunta automaticamente a tutti i nuovi messaggi inviati e alle risposte, fai come segue

1. Vai alla finestra “Firme e moduli” facendo riferimento alle “Impostazioni” del programma per farlo.



2. Nell’elenco a discesa “Nuovi messaggi”, in base al nome, seleziona la firma che vuoi usare di default.
   
   Fate lo stesso, se necessario, con la voce successiva – “Rispondi e inoltra”.
   

   Nota: se usi più di un account in Outlaw, un po’ più in alto, puoi definire per quale firma sarà applicata l’una o l’altra.

   

3. Salvare le modifiche apportate e chiudere la finestra.

Se hai intenzione di aggiungere una firma alle e-mail per conto tuo e a tua discrezione, dovresti procedere in modo un po’ diverso:

1. Prima di tutto, assicuratevi che “(no)” sia selezionato per le opzioni “Nuovi messaggi” e “Rispondi e inoltra” nella finestra “Firme e intestazioni” discussa sopra.



2. Salva le modifiche apportate, chiudi la finestra delle impostazioni e procedi alla creazione di una nuova e-mail.



3. Clicca sul pulsante “Firma” e seleziona un’opzione adatta tra i modelli che hai creato in precedenza, concentrandoti sul suo nome.
   

   Nota: Questa opzione è disponibile anche per quei casi in cui un modello di firma è già impostato per i messaggi da inviare – verrà cambiato con quello che hai scelto.

   

In questo modo si può facilmente e rapidamente passare tra diverse opzioni di firma nella posta se ne avete bisogno.

Opzione 2: sito web di Microsoft Outlook

Quando crei una firma sul sito del servizio, puoi immediatamente farla aggiungere ai messaggi che invii, alle lettere inoltrate e alle risposte ad esse – per questo nelle impostazioni, ci sono voci appropriate per selezionare la casella e salvare.

Se non l’hai fatto o vuoi aggiungere tu stesso una firma, apri il menu (tre puntini) nel modulo di creazione di un nuovo messaggio e seleziona Inserisci firma.

Opzione 3: applicazione mobile di Microsoft Outlook

Nell’applicazione mobile di Outlook per iPhone e Android, la firma che specifichi nelle impostazioni viene aggiunta automaticamente a tutte le e-mail create con essa.