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Opzione 1: Sito web
Per impostazione predefinita, non è possibile creare fogli di calcolo Google condivisi su questo sito, in quanto questa opzione è configurata manualmente per ciascuno dei tuoi modelli esistenti. Ma le impostazioni sono liberamente disponibili ma solo all’interno dei propri documenti, e solo il proprietario può modificare i documenti degli altri in questo modo.
- Per condividere una tabella, devi prima aprire o creare un nuovo documento toccando il pulsante “+” o una casella specifica sulla pagina iniziale del sito web, come descritto in un altro tutorial. Poi fai tutte le modifiche necessarie se hai creato un nuovo foglio e puoi passare al passo successivo.
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- Una volta che sei sulla home page del documento creato e aperto, espandi il menu File nel pannello superiore e seleziona Open Access nella sezione con lo stesso nome. In alternativa, apri una finestra simile cliccando sul pulsante contrassegnato “Impostazioni di accessibilità” sul lato destro del pannello superiore.
- Clicca con il tasto sinistro del mouse sull’area inferiore della finestra pop-up ed espandi l’elenco a discesa “Accesso limitato”. Qui dovresti impostare l’opzione “Accessibile agli utenti che hanno un link”, che fornisce ulteriori impostazioni.
- Per cambiare i diritti degli utenti di leggere e modificare il documento all’interno della stessa area pop-up, puoi espandere l’elenco “Reader” e selezionare uno dei valori forniti a tuo piacimento. Scegliete attentamente qui perché un utente con i diritti di ‘Editor’ può cambiare il contenuto e le impostazioni del documento originale senza alcuna restrizione.
- Se non sei soddisfatto dell’opzione del link pubblico, puoi espandere la finestra Grant Access to Users and Groups, inserire gli indirizzi email di tutti quelli a cui vuoi concedere l’accesso nella casella di testo separata da virgole e impostare il livello di autorizzazione. Di conseguenza, una volta che l’invito è stato inviato, ogni persona riceverà un’e-mail con la possibilità di navigare, visualizzare e modificare il contenuto della tabella.
- In alternativa, puoi anche aprire la sezione “Open Access” nel menu “File” sulla barra di servizio superiore e selezionare “Publish online”. Dopo aver cliccato su “Publish” nella finestra pop-up, verrà visualizzato un link permanente, che permette di integrare la tabella in un sito web esterno e far leggere il suo contenuto a ogni utente che ci va.
- Poiché le impostazioni di condivisione possono essere cambiate solo per un documento precedentemente creato e aperto, questo deve essere fatto sulla pagina iniziale dell’app ufficiale. Fate tutti i preparativi, compresa la disposizione del tavolo, seguendo le istruzioni individuali sul nostro sito prima di procedere alla fase successiva.
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- Una volta che hai organizzato e aperto il tuo foglio di calcolo, clicca sul pulsante a tre punte verticali nel pannello in alto a destra, poi apri la categoria Accesso ed esportazione e seleziona Condividi. In alternativa, si può anche toccare l’icona utente con un segno “+” per aprire le impostazioni bypassando il menu principale.
- Nella pagina “Condividi”, la prima cosa che puoi fare è concedere l’accesso a un documento a certi utenti per nome o indirizzo e-mail. Per farlo, tocca la casella “Specifica utente o gruppo” e inserisci le iniziali desiderate di uno o più destinatari.
- Dopo aver specificato i dettagli per invitare gli utenti, un elenco a discesa apparirà sotto il campo specificato, attraverso il quale si può e si deve selezionare uno dei tre livelli di permesso da “Reader” a “Editor”. Anche se lo stato sarà assegnato automaticamente alle persone elencate dopo l’invio del messaggio con successiva conferma, questo può essere facilmente corretto in futuro attraverso le impostazioni del documento.
Inoltre, se preferisci non inviare email e notifiche, ma solo concedere l’accesso al tavolo, puoi espandere il menu a tre punti nell’angolo in alto a destra dello schermo e usare l’opzione ‘Ignora notifiche‘. Questo garantirà l’accesso, ma l’utente ne sarà consapevole solo quando visiterà il suo account personale.
- Un altro modo per condividere un documento è quello di ricevere e inviare un link diretto al foglio di calcolo, che garantirà le stesse autorizzazioni a ciascun destinatario. Per eseguire questa operazione, tornate alla pagina “Condivisione” e cliccate sul pulsante contrassegnato nella parte inferiore dello schermo.
- All’interno del blocco “Link Settings”, tocca “Restricted Access” e nella pagina presentata, impostalo su “All who have a link”. È quindi obbligatorio espandere la lista dei figli “Reader” e selezionare una delle tre voci a seconda dei diritti che si desidera concedere ad altri utenti.
- Per ottenere il link stesso per l’invio alle persone giuste, tocca l’icona sul lato destro del pannello superiore sotto “Access Control”. Tenete presente che l’indirizzo non cambia a seconda dell’utente, quindi l’accesso può essere facilmente ottenuto da persone non autorizzate.
Tenete a mente che mentre potete dis-condividere il link senza alcun problema attraverso la stessa finestra con le impostazioni della tabella, questo non sarà possibile quando si pubblica su internet. L’unica soluzione sarebbe allora spostare i dati in un altro foglio e cancellare il documento insieme a tutti i collegamenti associati.
Opzione 2: Applicazione mobile
Sui dispositivi mobili, è possibile accedere al foglio di calcolo di Google in modo simile attraverso le impostazioni del documento una volta che l’hai creato o aperto. In questo caso, le istruzioni saranno pienamente rilevanti per tutte le piattaforme supportate, sia in termini di caratteristiche che di design visivo.
Non puoi cambiare l’indirizzo di un documento o bloccare l’accesso a un utente specifico, quindi non condividere documenti importanti inutilmente. Allo stesso tempo, è possibile limitare la possibilità di visualizzare, ma solo allo stesso tempo per tutti i lettori di un dato foglio di calcolo di Google.