Come unire due o più documenti Word

Contenuto

Metodo 1: unire manualmente

Se i vostri documenti non contengono molti dati testuali, tabulari o grafici, e i loro formati non si sovrappongono, potete combinarli manualmente. Questo è molto più veloce che trattare con le funzioni di Microsoft Word. Le istruzioni sono estremamente semplici:
.

  1. Aprire entrambi i file. Nel nostro caso sono “1.docx” e “2.docx”. Scegliete da quale e in quale volete copiare i dati da unire. Per esempio, prendi il testo da “2.docx” e trasferiscilo a “1.docx”. Per fare questo, aprite il secondo documento e selezionate il testo e gli altri dati premendo “Ctrl + A” o tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinando dall’alto a sinistra al basso a destra della finestra di visualizzazione.

  2. Usa “Ctrl + C” per salvare il frammento negli appunti del tuo sistema operativo o clicca sul set di dati selezionato con il PCM e seleziona “Copy” dal menu contestuale che appare.

  3. Navigate in un altro file e incollate lo snippet in qualsiasi punto, che sia l’inizio, la metà o la fine del documento. Nel nostro caso aggiungiamo il testo dopo quello principale. Per farlo mettete il cursore sotto i dati esistenti e premete la combinazione di tasti “Ctrl + V” o in analogia con la voce precedente cliccate su PKM e scegliete nella voce “Paste options” l’ultimo pulsante “Paste text only”.

  4. Lo snippet sarà aggiunto senza gli stili originali con la dimensione del carattere e la formattazione dello stile del carattere di default.

Wordboard permette di incollare più di un semplice testo da un altro file. Se stavate copiando uno snippet con immagini, grafici o tabelle, applicando questa opzione di incolla avreste mantenuto solo i dati di testo e ciò che poteva essere convertito dai grafici senza formattazione nel file principale.

Puoi anche usare le altre tre opzioni di incolla disponibili nel menu contestuale: “Mantieni la formattazione originale”, “Combina la formattazione” e “Disegna”. Nel primo caso, il testo e gli altri dati saranno incollati come sono formattati nel secondo documento. Il secondo metodo permette di applicare al frammento incollato gli stessi stili che avete impostato per il primo file. In quest’ultimo caso, il testo e i dati grafici sono combinati in un’immagine e incollati in formato PNG.

  1. Andate a uno dei documenti e copiate i dati nello stesso modo dell’istruzione precedente.

  2. Aprite il documento in cui volete incollare e posizionate il cursore del mouse in qualsiasi punto del documento. Cliccate sul PCM e poi sul pulsante Save Initial Formatting nel menu contestuale Paste Options.

  3. Lo snippet sarà incollato senza stili di formattazione e manterrà le impostazioni di visualizzazione del testo e altri elementi del documento.

  4. Se fate lo stesso ma cliccate sul pulsante “Draw”, il testo che avete copiato sarà salvato in un formato grafico come screenshot della parte selezionata del documento.

Usare il metodo manuale è conveniente se si copia e incolla il testo, e i documenti sono piccoli, salvati nello stesso formato o creati nella stessa versione del programma. In tutti gli altri casi, è consigliabile utilizzare la funzione standard di unione di Microsoft Word.

Metodo 2: unire in Microsoft Word

Oltre alla fusione manuale, nelle versioni più recenti di Word si ha la possibilità di fare l’operazione in modo più aggraziato. È meglio dare la priorità a questo metodo. Le istruzioni passo dopo passo sono le seguenti:

  1. Aprire il primo documento. Questo sarà una specie di contenitore per unire i dati. Non è necessario aprire il secondo file. Seleziona la scheda “Inserisci” nella barra degli strumenti, vai alla sezione “Testo” (sulla destra) e clicca sull’icona del triangolo accanto alla voce “Oggetto”. Seleziona la sottovoce “Testo da file…”.

  2. In File Explorer trovate e selezionate il file che volete unire al primo.

  3. Osservate il risultato dell’unione, la formattazione del secondo file viene mantenuta.

Importante: potete unire i documenti dove volete. Questo significa che i dati del secondo file possono essere inseriti ovunque nel primo, non solo alla fine.

Un altro dettaglio importante è che in Explorer è possibile selezionare non uno ma due o più file da unire nel primo contenitore aperto. È importante tenere presente l’ordine di selezione che viene visualizzato nella riga “Nome del file:”, in modo che l’inserimento sia fatto correttamente. In questo campo, il documento da inserire per primo è spostato a destra. Il più recente è sulla sinistra.

L’esempio di combinare tre documenti che contengono numeri da 1 a 3 mostra come si svolge l’operazione:

  1. Aprite il primo file e premete Invio per spostare il cursore su una nuova riga per inserire correttamente i dati al fine di dimostrare più chiaramente lo strumento di fusione dei documenti.

  2. Trova la scheda Inserisci nella barra degli strumenti, usa la sezione Testo e clicca sul triangolo accanto a Oggetto. Qui è dove vuoi la sottovoce “Testo da file…”.

  3. Tenete premuto il tasto Ctrl e cliccate con il tasto sinistro del mouse sugli altri due file. I loro nomi saranno visualizzati qui sotto. Clicca sul pulsante “Incolla”.

  4. Osserva la fusione di diversi documenti nell’ordine selezionato e incolla i dati nella posizione del cursore.

Come già detto, è meglio usare questo metodo che l’incollaggio manuale. Questo è dovuto alla velocità con cui l’operazione viene eseguita, la capacità di unire più documenti contemporaneamente, e il mantenimento della formattazione del documento originale e dei documenti da aggiungere.

Metodo 3: Kutools for Word add-in

Kutools è un comodo add-in per Microsoft Word. Rende il lavoro con i documenti molto più facile, e offre caratteristiche che non sono implementate di default nell’elaboratore di testi. Vedi sotto per le istruzioni su come usare Kutools:

Scarica Kutools for Word dal sito ufficiale

  1. Scaricate Kutools for Word dal sito ufficiale ed eseguite il file EXE attraverso un browser o in una cartella dove vengono salvati i download. Seguite le semplici istruzioni di installazione e dopo l’installazione, spuntate l’opzione“Enable Kutools for Word” nella finestra del componente aggiuntivo che apparirà, poi cliccate suOK.

  2. Riavvia Word se è aperto in modo che le nuove schede: Kutools e Kutools Plus appaiano nella barra degli strumenti superiore.

  3. Creare un nuovo file. Clicca sulla scheda “Kutools Plus” e seleziona “Merge” sotto “Tools & Documents” sul lato sinistro.

  4. Aspettate che appaia la finestra con la casella degli strumenti appropriata. Clicca sul pulsante “File“.

  5. Usate la finestra “File Explorer ” per selezionare tutti i documenti che volete unire, poi cliccate su “OK”. Se volete selezionare tutti i file nella directory che avete aperto, cliccate su “Directories” prima di farlo.

  6. Spostare i documenti nell’ordine desiderato usando i pulsanti “Su” e “Giù” se necessario. Specificare il tipo di spazio tra di loro.

  7. Clicca sul pulsante “Merge” una volta che tutte le impostazioni sono state applicate.

  8. I file saranno uniti secondo le impostazioni specificate.

Importante: il software non funziona con un solo documento. Se aprite prima il primo file e poi cercate di aggiungere il contenuto del secondo, non funzionerà nulla. Come descritto nelle istruzioni precedenti, è necessario creare un documento separato per l’unione.

Metodo 4: linguaggio di programmazione VBA

Il linguaggio di programmazione VBA (Visual Basic for Applications) integrato nei programmi Microsoft Office è uno strumento abbastanza semplice ma potente per semplificare il vostro lavoro con i documenti. Si prende cura di tutte le faccende e può anche unire i file. Istruzioni passo dopo passo:

  1. Copia o sposta tutti i file da unire in una cartella. Meglio ancora, dategli un nome in alfabeto latino.

  2. Cambiate i nomi dei file in modo che siano in sequenza e ordinati nell’ordine in cui devono essere uniti. Per esempio, chiamateli numeri da 1 a 3 per chiarezza e cancellate i vecchi documenti.

  3. Aprite il primo documento al quale verranno uniti gli altri. Per fare questo è sufficiente cliccarci sopra due volte con il tasto sinistro del mouse.

  4. Dopo averlo aperto, premete la combinazione di tasti Alt + F11 e aspettate che si avvii l’ambiente software VBA. Selezionate “Inserisci” nel menu superiore e il sottomenu “Modulo” per creare un modulo eseguibile per i vostri documenti.

  5. Copia il seguente codice e incollalo nella casella di input:
    Sub MergeDocuments()
    Application.ScreenUpdating = False
    MyPath = ActiveDocument.Path
    MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.docx")
    i = 0
    Do While MyName ""
    If MyName ActiveDocument.Name Then
    Set wb = Documents.Open(MyPath & "\" & MyName)
    Selection.WholeStory
    Selection.Copy
    Windows(1).Activate
    Selection.EndKey Unit:=wdLine
    Selection.TypeParagraph
    Selection.Paste
    i = i + 1
    wb.Close False
    End If
    MyName = Dir
    Loop
    Application.ScreenUpdating = True
    End Sub

  6. Premete il tasto F5 o il pulsante di esecuzione, che ha un’icona verde a forma di triangolo.

  7. Aspettate che il file sia aggiornato e che i documenti siano uniti in una sola riga.

Importante: il software può elaborare solo file *.docx. Per unire il formato DOC, sostituite l’argomento “*.docx” con “*.doc” in MyName = Dir(MyPath & "\" & "*.docx").

VBA è un potente strumento per lavorare non solo con Microsoft Word ma anche con Excel, PowerPoint e altri software di Office. Una volta che avete imparato le funzioni di base di questo linguaggio di programmazione, lavorare con gli editor di testo e fogli di calcolo di Microsoft sarà molto più facile.