Comprimere i documenti Microsoft Word

Contenuto

• Metodo 1: Comprimere le immagini
• Metodo 2: non incorporare i font
• Come 3: cambiare il formato
• Howto 4: Cancellare le versioni salvate automaticamente
• Skim 5: non salvare le miniature
• Opzione 6: Cancellare i dati nascosti
• Opzione 7: Archiviazione di documenti
• Opzione 8: Usare i servizi online
• FAQ

Metodo 1: compressione delle immagini

La dimensione di un documento Word di solito è significativamente aumentata non dal testo, ma dalle immagini. È possibile ridurre significativamente il peso dei file di immagine comprimendoli. Per elaborare un singolo elemento, seguite questa sequenza:

1. Evidenzia l’immagine che vuoi, vai alla scheda “Formato” nel menu superiore di Word, seleziona la funzione “Comprimi immagini” nel blocco “Cambia”.



2. Quando si apre la finestra “Compress Pictures”, non cambiare nessuna impostazione, clicca su “OK”.

Se il vostro documento contiene un gran numero di immagini, potete comprimerle tutte insieme:

1. Vai al menu “File”, clicca su “Salva con nome”, seleziona “Sfoglia”.



2. Selezionate la futura posizione del documento compresso, poi espandete “Strumenti”. Nell’elenco apparso seleziona “Compress Pictures”, clicca su “OK“.



Se hai bisogno di ridimensionare le immagini in anticipo, puoi usare speciali servizi online, i più efficaci sono descritti nel materiale qui sotto.

Leggi tutto: Come ridurre le dimensioni dell’immagine senza perdita di qualità

Metodo 2: Non incorporare i font

I font utilizzati dall’autore sono incorporati in ogni documento Word. Questo assicura che questi font possano essere letti e stampati anche se non sono disponibili sul sistema che state usando. Non incorporarli aiuterebbe a ridurre la dimensione del file finale:

1. In un documento aperto, vai alla scheda “File“, apri la voce “Opzioni”.



2. Vai alla sezione Salvataggio, nella casella “Mantenere la qualità quando si condivide il documento”, deseleziona la casella “Incorpora i font nel file”. Se avete incorporato dei font nel file e volete mantenerli, attivate l’incorporazione e spuntate la casella Embed only characters used in the document.

Metodo 3: cambiare il formato

Nelle attuali versioni di Word, il formato predefinito è DOCX – in precedenza, veniva usato il DOC convenzionale. Lo stesso file salvato in DOCX sarà più piccolo che in DOC. Per riformattare DOC a DOCX senza usare un servizio di terze parti, seguite queste istruzioni:

1. Aprite DOC, andate su “File”, usate l’opzione “Export”, cliccate su “Change File Type” e selezionate la prima opzione disponibile.



2. Clicca su “Salva con nome”, specifica una posizione adatta.

Metodo 4: Cancellare le versioni salvate automaticamente

Durante il lavoro sul documento vengono create automaticamente delle copie. Eliminando le versioni obsolete del file, è possibile ridurre la dimensione del file:

1. Dal menu File, espandi la sezione Dettagli, vai su Gestisci documento, clicca su Ripristina….



2. Si aprirà una finestra che mostra tutte le copie non salvate: cancellale.

Metodo 5: non salvare le miniature

Word salva le miniature del file elaborato, utilizzate per una rapida anteprima del contenuto. Scartando questa opzione è possibile ridurre leggermente le dimensioni dell’oggetto:

1. Dal menu File, vai su Dettagli, espandi Proprietà e apri Proprietà avanzate.



2. Vai alla scheda “Documento”, deseleziona “Salva miniature…”.



3. Stessa azione quando si salva – basta disattivare l’opzione “Keep thumbnails“.

Metodo 6: Cancellare i dati nascosti

Word conserva informazioni sulle proprietà del file – queste impostazioni nascoste aumentano anche la dimensione del file finale. L’eliminazione dei dati privati non solo risparmierà spazio, ma garantirà anche la privacy del trasferimento dei file:

1. Vai su “File“, apri “Dettagli”. Nel blocco “Document Inspector”, usa la funzione “Find Problems” e seleziona l’opzione “Inspect Document”.



2. Esegui il controllo nell’“Ispettore” aperto e aspetta che appaiano i risultati.



3. Nel blocco “Proprietà del documento” clicca su “Cancella tutto”.

Metodo 7: Archiviazione dei documenti

Se hai solo bisogno di comprimere il documento per trasferirlo su un altro dispositivo, puoi usare un software di archiviazione. Se hai già installato questo software sul tuo PC, espandi il menu contestuale del documento e usa l’opzione “Add to archive”.

Il seguente materiale vi mostrerà come utilizzare gli strumenti di archiviazione più popolari.

Leggi tutto: Come comprimere file in un archivio il più possibile

Metodo 8: Usare i servizi online

Se non hai tempo per eseguire la procedura descritta sopra e il tuo file ha bisogno di essere compresso velocemente, puoi usare servizi online, come Compress.

Sito ufficiale di Compress

1. Clicca nell’area Add files, tieni premuto il tasto Ctrl e seleziona fino a 100 documenti da comprimere.



2. Specifica la qualità dell’immagine e la densità dei pixel, controlla la dimensione del file di output, clicca su DOCX per scaricare il documento compresso.