Invitare i partecipanti alla conferenza su Zoom

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Opzione 1: Computer

Quando si usa la versione desktop di Zoom, ci sono tre modi per aggiungere nuovi partecipanti alla conferenza, ognuno dei quali è rilevante nei singoli casi. È anche importante chiarire in anticipo che, indipendentemente dalla variante della soluzione, l’utente deve confermare manualmente la connessione alla sessione, altrimenti la connessione non può essere stabilita.

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Metodo 1: Impostazioni della conferenza

Il metodo più semplice per invitare nuovi partecipanti in una chiamata di gruppo è quello di utilizzare una funzione di messaggeria separata durante una sessione attiva. Così facendo, gli utenti che vuoi invitare dovrebbero idealmente essere nella lista dei contatti personali dell’account nella scheda appropriata.

  1. Per avviare la conferenza, clicca sul pulsante “Partecipanti” nella barra degli strumenti in basso o seleziona una voce simile dall’elenco “Avanzate”. Qui a sua volta, usa l’opzione “Invita” in basso a sinistra della colonna di destra e aspetta che si apra la finestra delle impostazioni dell’invito.

  2. Una volta all’interno della finestra “Invita le persone a partecipare alla conferenza”, vai alla scheda “Contatti” e seleziona dalla lista dei contatti disponibili gli utenti che vuoi aggiungere, usando opzionalmente il campo “Inserisci per filtrare”. Dopo questo, di solito sarà sufficiente toccare il pulsante “Invita” e aspettare che le persone selezionate si uniscano.

    In alternativa, se per esempio non hai persone nella lista dei contatti del tuo account, puoi usare il pulsante “Copia link di invito“, che verrà automaticamente aggiunto agli appunti e potrà essere inviato ad altre persone in qualsiasi modo tu voglia. Quando l’utente clicca su questo tipo di link, sarà automaticamente connesso, anche se sta usando un browser web e non è registrato con Zoom.

  3. Un’altra opzione disponibile all’interno della finestra sotto qualsiasi scheda è quella di utilizzare l’opzione “Copia invito”. Oltre al link stesso, questo vi permetterà di copiare i dati chiave della conferenza, tra cui l’“ID” e il “Codice di accesso” che il destinatario può inserire quando utilizza il pulsante “Login” sulla homepage dell’applicazione o sul sito ufficiale di messaggeria.

  4. Un’ulteriore scheda, Email, permette di creare e inviare una lettera d’invito via e-mail utilizzando uno dei servizi presentati, non passeremo in rassegna ognuno di essi, ma noteremo che Windows utilizza di default il client installato nelle impostazioni del sistema operativo. A causa di questo, il processo di e-mail risultante può essere molto diverso, ma questo non influisce sul contenuto.

    Il testo dell’e-mail conterrà inizialmente gli stessi dati che possono essere recuperati cliccando sul pulsante “Copia invito”, compresi il link, “ID” e “Codice di accesso“. Allo stesso tempo, puoi modificare il contenuto a tua discrezione, aggiungendo o rimuovendo gli elementi desiderati prima dell’invio.

    5. I metodi presentati saranno rilevanti nell’applicazione Windows e nella versione browser del messenger e attualmente non hanno altre alternative. Inoltre, tali soluzioni possono essere utilizzate come un modo per invitare gli utenti alla vostra lista di contatti personali per un accesso più veloce in futuro.

Metodo 2: videochiamata personale

Mentre nel primo metodo discusso sopra un invito può essere inviato solo dopo aver creato e impostato una conferenza, fare una chiamata personale permette di aggiungere automaticamente due o più contatti. In questo caso è solo importante avere l’utente desiderato nella lista dei contatti di messenger, il processo di aggiunta è stato descritto nelle nostre istruzioni separate.

Leggi tutto: Aggiungere contatti a Zoom sul tuo computer

  1. Per invitare direttamente un certo utente, apri la finestra principale di Zoom, clicca sulla scheda “Contatti” e seleziona l’utente desiderato dalla lista mostrata nella colonna di sinistra. Quando appare la scheda del profilo con le informazioni di base, tocca il pulsante “Conferenza” sotto la foto e aspetta di essere connesso.

  2. Se l’utente è stato invitato con successo, le informazioni sull’utente appariranno nella sezione pertinente o nella schermata principale. Inoltre, si prega di notare che a causa di alcune impostazioni di Zoom, gli utenti potrebbero non essere aggiunti immediatamente, ma solo dopo che la loro richiesta è approvata personalmente dall’host tramite il pulsante “Accept”.

    Se l’utente rifiuta l’invito, riceverai una notifica speciale dal programma in basso a destra. Questo non limita in alcun modo la possibilità di re-invito con il metodo precedentemente discusso, perché la conferenza è già stata creata.

  3. Oltre a una chiamata individuale a una persona specifica, è possibile effettuare una chiamata simile a tutti i partecipanti di una chat di gruppo utilizzando i canali. Per farlo, vai alla scheda “Chat”, espandi la categoria “Canali”, seleziona l’opzione necessaria dalla lista e clicca sul pulsante con l’icona della telecamera nel pannello superiore.

    Dovrai confermare l’inizio della chiamata di gruppo nella finestra pop-up usando il pulsante “Sì” e attendere la connessione. Come nel caso precedente, ogni utente rifiutato sarà contrassegnato da una notifica separata, mentre quelli che si collegano con successo diventeranno automaticamente disponibili per la conversazione o saranno messi nella “Sala d’attesa” fino alla vostra approvazione personale.

    4. Una nota importante per entrambe le opzioni è che l’amministratore del canale può limitare le chiamate di gruppo a specifici utenti, quindi se non vedi il pulsante, non potrai effettuare la chiamata. Tuttavia, l’amministratore della chat non ha alcun controllo su una conferenza già iniziata, poiché è assegnata a un utente e all’organizzatore.

Opzione 3: programmare una conferenza

L’ultimo metodo di invito non è molto diverso dal primo nel manuale, ma è direttamente collegato alla possibilità di una conferenza differita a cui può unirsi qualsiasi utente approvato anche se l’organizzatore non è presente. Puoi scoprire di più su come organizzare un tale incontro nelle altre istruzioni sul sito web.

Leggi tutto: Come programmare una conferenza in Zoom sul tuo computer

  1. Per prima cosa, usa il pulsante “Schedule” nella pagina “Home” del messenger in questione e fai dei cambiamenti nelle impostazioni della tua futura conferenza, specialmente nelle voci “Start” e “Duration“. Premi il pulsante ‘Salva’ per passare al tuo client di posta elettronica predefinito per l’invio degli inviti.

  2. Per default questo è Microsoft Outlook dove è necessario specificare i destinatari con un punto e virgola nel campo di testo sotto il ‘Nome’ e modificare il contenuto della mail di conseguenza. Quando hai finito, usa il pulsante “Invia”, purtroppo senza alcun modo di conoscere lo stato di consegna del messaggio.

  3. Se non ti piace usare i client di posta elettronica o questo tipo di invio non è semplicemente sufficiente, vai alla scheda “Conferenze ” in Zoom, seleziona la chat room desiderata e clicca su “Copia invito”. Simile alla prima soluzione, questo aggiungerà il testo dell’e-mail di cui sopra agli appunti, che possono poi essere inviati in qualsiasi modo desiderato.

    4. Per unirti alla riunione da solo, usa il pulsante “Start” nella stessa sezione. Puoi anche modificare o cancellare i dettagli della sessione, ma senza modificare gli inviti che hai già inviato.

Opzione 2: Dispositivo mobile

Sui dispositivi iOS e Android, Zoom può anche creare conferenze e invita gli utenti in tre modi, a seconda del risultato e del tipo di chat richiesto. Ognuna delle seguenti soluzioni è simile alla versione desktop, quindi le richieste possono essere inviate e ricevute su tutte le piattaforme disponibili.

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Soluzione 1: impostazioni della conferenza

Se sei già in una riunione, il modo più semplice per farlo è quello di inviare inviti utilizzando una funzione di messaggeria separata. In generale, i prossimi passi saranno identici per le diverse piattaforme mobili, ma possono esserci delle piccole differenze.

  1. Usa il pannello inferiore dell’app per aprire la categoria “Membri ” e nell’angolo in basso a sinistra clicca sul pulsante “Invita”. Di default ci sono quattro opzioni disponibili per inviare un invito, ognuna delle quali è adatta a specifiche occasioni.

  2. Inizia con “Invita i contatti”, che ti permette di inviare notifiche direttamente ai tuoi contatti esterni e cloud precedentemente aggiunti in Zoom. Per farlo, tocca ogni utente sulla pagina e usa il link “Invita” in alto a destra.

  3. Se non ci sono contatti nella tua rubrica di messenger, o per qualsiasi altra ragione, puoi usare in alternativa l’opzione “Invia e-mail” per inviare i dettagli di base della conferenza alle persone giuste. Qui è necessario compilare il campo “A” nel client di posta elettronica standard , modificare il contenuto e fare clic sul pulsante di invio.

  4. Una soluzione piuttosto simile, che non ha equivalenti sul computer, è l’opzione “Send Message”, che può essere utilizzata per inviare un semplice messaggio di testo a un numero di telefono. In questo caso è necessario modificare il contenuto, se necessario, e nel campo “A” specificare i contatti da inviare, anche selezionando le opzioni dalla rubrica.

  5. L’ultima opzione permette solo “Copy invitation link” per l’ulteriore invio ad altri utenti tramite qualsiasi mezzo conveniente. Solo il link viene copiato negli appunti, senza alcuna informazione aggiuntiva, così il destinatario può unirsi solo dopo averci cliccato sopra.

    6. Separatamente, puoi anche inviare manualmente un ID e un codice di accesso alla persona desiderata, che gli permetterà di unirsi usando il pulsante “Login” sulla homepage dell’applicazione. Puoi ottenere questo tipo di informazioni cliccando sul blocco “Zoom” sulla barra superiore del messaggero in questione.

Metodo 2: videochiamata personale

Quando fai una chiamata personale in una chat interna, puoi invitare automaticamente uno o più partecipanti. In questo caso, come in tutti gli altri, spetta ai potenziali chiamanti decidere se vogliono unirsi.

Leggi tutto: Aggiungere contatti in Zoom sul tuo telefono.

  1. Per chiamare un utente specifico di Zuma, prima aggiungi l’indirizzo ai tuoi contatti in un modo o nell’altro, seguendo le istruzioni sul sito web. Poi usa la barra inferiore per andare alla scheda “Contatti”, tocca l’utente desiderato e clicca su “Video Meeting” o “Audio Meeting” nella scheda del profilo.

    Non puoi iniziare una chiamata senza il consenso della persona selezionata, quindi dovrai aspettare una risposta o un rifiuto in ogni caso. Se il contatto accetta la chiamata, sarete portati all’interfaccia principale della conferenza nel ruolo di host, mentre in caso di rifiuto verrà visualizzata una notifica completamente diversa.

  2. Se sei membro di un canale di gruppo, puoi inviare un invito a una riunione istantanea a tutti i contatti contemporaneamente. Per farlo, vai su Contatti, apri la categoria Canali nella barra in alto, seleziona la conversazione che vuoi e usa il pulsante della fotocamera nell’angolo in alto a destra dello schermo.

    Conferma l’inizio della video chat di gruppo utilizzando la finestra pop-up e aspetta che gli altri utenti accettino la chiamata. Se la persona si unisce o si ritira, sarai avvisato in un modo o nell’altro da un messaggio nell’area di notifica dell’app.

    3. A differenza di una chiamata personale, una chiamata di gruppo permette di iniziare una conferenza anche se gli altri partecipanti rifiutano l’invito. Tuttavia, a causa delle impostazioni di privacy del canale, non è sempre possibile effettuare la chiamata.

Metodo 3: Programmare una conferenza

L’invio di una teleconferenza tramite programmazione è quasi identico alla soluzione via e-mail discussa nella prima sezione del manuale. Inoltre, sarete ancora in grado di ricevere i dettagli della connessione che potrete poi trasmettere ad un’altra persona.

Leggi tutto: Come programmare una conferenza in Zoom sul tuo telefono

  1. Dalla schermata principale dell’applicazione, tocca il pulsante “Pianifica” e imposta il tuo futuro incontro come descritto nelle istruzioni separate. Questo aprirà automaticamente il client di posta elettronica standard del dispositivo mobile con un modello di invito preparato.

  2. Compila il campo obbligatorio “A” in base all’indirizzo del destinatario, modifica il messaggio principale nel blocco pertinente a tua discrezione e premi il pulsante di invio. Se non vuoi usare l’email, sentiti libero di toccare il link “Annulla”, in quanto non influirà sulla creazione dell’appuntamento.

  3. Se vuoi ricevere i dettagli di una sessione programmata separatamente dall’email, nell’app, vai alla scheda “Conferenze”, seleziona la chiamata desiderata dall’elenco generale e tocca “Aggiungi invitati”. Qui a sua volta sarà in grado di “Inviare un messaggio” per numero di telefono, “Inviare un’e-mail” o “Copiare nel Buffer” l’intera serie di dati.

    4. Tieni presente che qualsiasi cambiamento o cancellazione di una conferenza programmata resetterà automaticamente l’invito. Nel primo caso, tuttavia, i problemi possono essere evitati non cambiando l’ID e il codice di accesso.